纸质档案数字化 流程与方法——基于《机关档案管理归档文件整理规则》的实务指南

随着信息化建设的深入推进，纸质档案数字化已成为机关档案管理工作的重要内容。依照《机关档案管理归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）等标准规范，科学、规范地开展纸质档案数字化，不仅能有效保护档案原件，还能大幅提升档案利用效率。本文结合归档文件整理规则，系统梳理纸质档案数字化的流程与方法。\n\n一、数字化前处理：以整理规则为基础\n\n在数字化之前，必须对纸质档案进行规范整理，这是数字化质量的前提。根据《机关档案管理归档文件整理规则》，归档文件应以件为单位进行整理，包括：\n\n1. 修整：对破损、褶皱的文件进行修补、托裱或平整，确保扫描时文件平展。\n2. 分类与排列：按年度、机构（问题）、保管期限等分类，并在分类方案内按事由、时间、重要程度等排列。\n3. 编号：在文件首页上方空白处加盖归档章，填写全宗号、年度、保管期限、件号等。\n4. 编目：编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。\n\n整理完成后，档案应满足数字化扫描的基本要求：文件平整、编号清晰、目录与实体对应一致。\n\n二、数字化流程\n\n纸质档案数字化流程一般包括：目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份等环节。\n\n1. 目录建库\n将归档文件目录数据录入档案管理系统，建立条目数据库，并与数字化图像建立关联索引。目录数据应准确、完整，与实体档案一致。\n\n2. 档案扫描\n（1）扫描方式：根据档案幅面大小、纸张状况选择平板扫描、滚筒扫描或高速扫描。对于纸质较好、幅面一致的文档，可采用高速扫描仪；对于珍贵、破损档案，宜采用平板扫描仪或非接触式扫描。\n（2）扫描参数：一般选择黑白二值或灰度模式，分辨率不低于200dpi；对于照片、印章、有红头或彩色内容的档案，应采用彩色模式，分辨率不低于300dpi。具体参照DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》。\n（3）扫描顺序：严格按照归档文件目录排序进行扫描，确保图像与条目一一对应。\n\n3. 图像处理\n对扫描后的图像进行纠偏、去污、裁边、旋转等处理，确保图像清晰、完整、无扭曲。对不符合质量要求的图像应重新扫描取得——不允许通过图像处理技术去除档案原件上的真实信息（如印章、批注等），以保持档案的原始面貌。\n\n4. 图像存储\n（1）文件格式：一般采用TIFF或JPEG格式进行保存。TIFF用于长期保存，JPEG用于利用。如需要可转为PDF/A格式用于长期归档。\n（2）命名规则：图像文件命名应与目录条目关联，如“全宗号-年度-保管期限-件号-页号”。\n（3）存储结构：按照分类方案建立文件夹层级，便于管理和迁移。\n\n5. 数据挂接\n将处理后的图像文件与目录数据通过档案管理系统实现批量挂接，确保每条目录对应正确的图像文件。挂接后应进行抽检，查看是否一一对应。\n\n6. 数据验收\n（1）验收内容：目录数据准确性、图像质量、挂接正确率、数据完整性等。\n（2）验收指标：图像清晰度、偏斜率、文件与目录对应率均应达到规定要求，一般图像合格率不低于95%。\n（3）验收记录：填写数字化验收登记表，记录验收时间、人员、结论等。\n\n7. 数据备份\n数字化成果应进行多套备份，可采用在线存储、离线光盘、磁带或移动硬盘等方式。备份数据应定期检查、迁移，确保长期可读。\n\n三、数字化方法与技术要求\n\n1. 外包与自建结合。机关可根据实际情况选择自行数字化或外包服务。外包时应加强全程监管，确保档案安全。\n2. 流程标准化。制定本单位数字化操作规程，明确各环节责任人，避免重复劳动和数据混乱。\n3. 质量控制。设立专门质检岗位，对扫描、处理、挂接等环节进行百分百或抽样检查。\n4. 安全保密。严格遵守保密规定，涉密档案数字化应在符合保密要求的场所进行，并与互联网物理隔离。\n\n四、\n\n纸质档案数字化并非单纯的技术扫描，而是以档案整理规则为基础的系统工程。只有将整理规则与数字化流程紧密结合，做到整理规范化、扫描标准化、处理真实化、管理安全化，才能实现档案信息资源的长期保存与高效利用，为机关工作和社会服务提供有力支撑。